Inköpsgodkännanden

Vad dokumentet används till

Ett inköpsgodkännande dokumenterar ett internt beslut att gå vidare med ett visst inköp. Det hjälper inköpare att visa vilket behov, pris och leverantörsval som har bedömts. Dokumentet bör vara tillräckligt konkret för att ett senare orderunderlag ska kunna jämföras med beslutet.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Beskriv vara eller tjänst, antal och verksamhetens behov.
• Ange leverantör, offertversion och total beräknad kostnad.
• Ta med återkommande avgifter, tillägg och andra kända kostnader.
• Ange budget, kostnadsställe och vem som får beställa.
• Beskriv villkor för godkännandet och vad som kräver ett nytt beslut.

Avgränsningar och vanliga misstag

En intern underskrift är inte samma sak som en skickad beställning eller ett avtal med leverantören. Se därför till att inköparen vet vilket steg som återstår. Kontrollera även om ändrad offert eller mängd ryms i beslutet; återanvänd inte ett gammalt godkännande utan jämförelse.

Inför digital signering

Låt beslutshandlingen ange offertens datum och de villkor som godkänns. Om offerten bara läggs som stödbilaga signeras den inte i Resly. Lägg beslutets belopp och omfattning i huvuddokumentet och kontrollera attestantens interna mandat.

Så hjälper Resly

I Resly kan inköparen låta budgetansvarig granska offert och kostnadsram före det formella inköpsbeslutet. Den signerade beslutshandlingen blir sedan ett underlag att jämföra beställningen mot. Skicka inköpsbeslutet i en försändelse med beställningsreferens. Den som godkänner inköpet anges som undertecknare. Efter försegling kan inköparen använda beslutet när den separata beställningen ska göras.