Behörigheter och ansvar
Publicerat av Resly AB
Dela ärenden och skilj på ansvar och åtkomst
Se hur skapare, ansvariga, användare och grupper påverkar det interna arbetet.
Objektåtkomst
Ärendets åtkomstlista kan innehålla enskilda medlemmar och grupper. Administratörer har åtkomst genom sin roll, och gruppmedlemmar får åtkomst där deras grupp är tilldelad.
Kontrollera att den avsedda användaren faktiskt kan öppna ärendet. Begränsad läsåtkomst fungerar inte likadant för alla objekttyper. Dokument i ett flöde följer flödets åtkomst, och mottagarlänkar ger separat tillgång till signeringsvyn.
Mer om objektåtkomst
Åtkomst kan ges till enskilda medlemmar och till grupper. Administratörer har åtkomst genom sin roll, och en medlem kan få åtkomst genom en grupp som medlemmen tillhör. Vilka grupper som får väljas styrs separat av gruppens inställningar. Dokument i ett flöde följer flödets åtkomst. En signeringslänk ger mottagaren tillgång till signeringsvyn, men gör inte mottagaren till medlem i organisationen. Begränsad läsåtkomst fungerar inte likadant överallt: en försändelse eller vanlig försändelsemall kan visas i en lista men ändå nekas vid öppning om användaren bara har läsåtkomst. Kontrollera därför både att ärendet syns och att den avsedda användaren kan öppna det.
Läsbehörighet
Formulär kan ha särskilda åtkomstlistor för användare och grupper som endast ska läsa. Använd delningsinställningarna för att skilja läsare från dem som ska ändra eller ta bort formuläret.
En person som också har vanlig åtkomst behåller den bredare behörigheten. Denna läsdelning gäller formulär och finns inte generellt för alla andra ärendetyper.
Mer om läsbehörighet
Ett formulär kan delas för läsning med valda användare eller grupper utan att ge rätt att ändra eller ta bort formuläret. En person som också har vanlig åtkomst behåller den bredare behörigheten. Använd formulärets delningsinställningar för att skilja läsare från dem som ska redigera. Detta gäller formulär och ska inte tolkas som en generell läsdelning för fristående försändelser, avtal eller flöden.
Skapare
När ett ärende skapas registreras en skapare. Vid vanligt skapande blir samma användare normalt även ansvarig och får åtkomst. API-skapande använder användaren som nyckeln representerar och nyckelns åtkomstförval.
Skapare och ansvarig kan få olika betydelse senare. När en medlem tas bort kan kontoägaren ersätta personen som skapare på äldre ärenden. Uppgiften är därför ingen oföränderlig historik och avgör inte ensam åtkomsten.
Mer om skapare
Skaparen och de ansvariga är separata uppgifter. När ett ärende skapas registreras den skapande användaren normalt också som ansvarig och får åtkomst. Vid skapande genom API används användaren som API-nyckeln representerar, tillsammans med nyckelns förvalda åtkomst. När en medlem tas bort kan organisationens ägare ersätta medlemmen som skapare på äldre ärenden. Uppgiften om skapare är därför inte en oföränderlig historik. Den avgör inte heller ensam vem som får öppna ärendet.
Metadata
Metadata låter ett anslutet system skicka egna nycklar och värden som ett JSON-objekt. Det kan användas för uppgifter som integrationen behöver tillsammans med ärendet.
Hela JSON-texten får innehålla högst 4096 tecken. Arrayer och enskilda text- eller talvärden godtas inte som metadataobjekt. Metadata redigeras via API och är separat från egna fält i arbetsytan och formulärfält i dokumentmallar.
Mer om metadata
Metadata är ett objekt som kan skickas via API, inte ett vanligt redigeringsfält i kundgränssnittet. Det får innehålla högst 4096 tecken när det skrivs som JSON. Gränsen gäller hela JSON-texten, inte antalet fält eller lagringsstorleken i byte. Arrayer och enkla värden som en ensam text eller siffra godtas inte som metadataobjekt. Ett null-värde behandlas som frånvaro.