Utläggsrapporter för attest

Vad dokumentet används till

En utläggsrapport samlar kostnader som en person har betalat för verksamhetens räkning. Attesten dokumenterar vem som har kontrollerat och godkänt ersättningen. Rapporten blir särskilt användbar när flera kvitton, projekt eller kostnadsställen behöver hållas ihop i ett beslut.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Ange vem som gjort utläggen och vilken period rapporten avser.
• Lista datum, leverantör, affärsmässigt syfte och belopp för varje post.
• Koppla varje rad till ett kvitto och ange valuta vid utländska köp.
• Beskriv kostnadsställe, projekt och eventuella privata delar.
• Kontrollera tidigare ersättningar och vem som har rätt att attestera.

Avgränsningar och vanliga misstag

Bokföringslagen ställer krav på verifikationernas innehåll och koppling till affärshändelsen. En attest ersätter därför inte ett saknat eller otillräckligt kvitto. Skilj godkännande enligt företagets utläggspolicy från bedömning av exempelvis moms eller skattehantering.

Inför digital signering

Låt varje attest tydligt avse en bestämd rapportversion och totalsumma. Om kvitton bifogas som läsunderlag ska rapporten ändå identifiera varje post. Signeringen är ett dokumenterat godkännande och innebär inte att ersättningen har betalats ut.

Så hjälper Resly

I Resly kan ekonomifunktionen kontrollera rapportens kvittohänvisningar före attestantens underskrift. Rapport och läsunderlag hålls ihop i samma ärende, vilket underlättar kontrollen av totalsumman. Ladda upp rapporten i en försändelse och använd PDF-kvitton som läsbara stödbilagor. Om attesten ska vara en underskrift läggs attestanten som undertecknare; granskare används för kontroll före själva beslutet.