Avtal om uthyrning av föreningsutrustning

Vad dokumentet är bra för

Ett uthyrningsavtal hjälper föreningen och hyrestagaren att dokumentera vad som hyrs, under vilken tid och till vilket pris. Det är användbart för exempelvis tält, ljudanläggningar eller idrottsutrustning som används av andra lag och arrangörer. Det ger en gemensam utgångspunkt vid försening, saknade delar eller fel som upptäcks när utrustningen kommer tillbaka.

Ta fram ett tydligt underlag

Gå igenom följande frågor med den som ansvarar för verksamheten innan dokumentet skickas för underskrift.

• Lista utrustning med identitet, antal, tillbehör och skick.
• Ange utlämnings- och återlämningstid, plats och kontaktperson.
• Beskriv hyra, eventuell deposition och hur avräkning ska dokumenteras.
• Fördela transport, montering, användarinstruktioner och rengöring.
• Skriv hur fel, skador, förlust och försenad återlämning ska anmälas och hanteras.

Särskilt att tänka på

Beskriv tillåten användning och kontrollera att hyrestagaren har de instruktioner som behövs. Utred försäkring och ansvar innan villkoren fastställs; skriv inte automatiskt att alla fel beror på hyrestagaren. För utrustning med säkerhetsfunktion behöver föreningen också ha en rutin för kontroll av skicket före nästa uthyrning.

Planera den digitala signeringen

Skilj hyresvillkoren från protokollet över vad som faktiskt lämnades ut. Låt mottagaren få möjlighet att anteckna avvikelser. Om ett företag eller en förening hyr utrustningen behöver undertecknaren kunna företräda den organisationen.

Så kan Resly förenkla arbetet

I Resly kan hyresavtalet signeras före utlämningen och en särskild utlämnings- eller återlämningskvittens skapas när händelsen sker. Ett inventarieunderlag som ska omfattas av underskriften läggs i huvuddokumentet. En avtalspost kan samla dessa försändelser och göra dem lättare att hitta vid avstämning. Bokning, lagerstatus, deposition och återbetalning hanteras fortfarande i föreningens ordinarie rutiner.