Samarbetsavtal

Vad dokumentet används till

Samarbetsavtalet används när flera parter ska bidra till ett gemensamt resultat. Det kan handla om ett projekt, ett evenemang eller gemensam utveckling. Dokumentet bör hjälpa deltagarna att fatta beslut även när planeringen ändras. Beskriv därför både vem som gör arbetet och hur oenighet eller bristande bidrag ska hanteras.

Förbered innehållet

Gå igenom följande innan ni fastställer den version som ska skickas. Skriv ut de överenskomna uppgifterna så att även den som tar över ärendet senare kan förstå dem.

• Skriv mål, avgränsning, planerade resultat och hur varje parts insats ska se ut.
• Bestäm projektledning, beslutsgång och vilka ändringar som kräver samtliga parters godkännande.
• Ange budget, kostnadsfördelning, fakturering och hantering av utgifter som inte fanns i planen.
• Skilj befintligt material från nya resultat och bestäm användning, publicering och fortsatt förvaltning.
• Reglera sekretess, utträde och vad som händer med påbörjat arbete om samarbetet avbryts.

Vanliga missar och viktiga gränser

Gemensamt ansvar utan en utsedd utförare kan lämna viktiga uppgifter ogjorda. Skriv därför konkreta ansvar i stället för att bara ange att parterna ska samarbeta. Om verksamheterna konkurrerar med varandra behöver även gemensamma villkor och informationsutbyte bedömas konkurrensrättsligt. Ett projektmål motiverar inte automatiskt alla former av samordning.

Tänk på vid digital signering

Kontrollera samtliga juridiska parter och deras företrädare. Om en projektledare bara granskar innehållet ska personen inte av misstag signera för flera organisationer. Samla den budget och arbetsplan som ska omfattas av underskrifterna.

Så kan Resly förenkla arbetet

I Resly kan respektive sakansvarig granska arbetsplanen innan de behöriga företrädarna signerar. Använd signeringsgrupper om parterna har beslutat en ordning. Lägg bindande budget och ansvarsfördelning som huvuddokument, och länka försändelsen till en avtalspost för projektet. Senare ändringar kan samlas där som egna signerade försändelser. Utse ansvarig för dokumentationen och kontrollera slutdokumentens försegling innan de används som grund för projektets genomförande.