Programvarulicensavtal

Vad dokumentet används till

Ett programvarulicensavtal beskriver hur en kund får använda viss programvara. Det behövs för att skilja den köpta användningen från support, drift och framtida utveckling. En tydlig licensmodell hjälper både inköp och IT att följa kostnader när antalet användare eller installationer förändras. En verksamhet som växer genom förvärv behöver exempelvis veta om nya koncernbolag får använda den befintliga licensen eller kräver en tilläggsbeställning.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Identifiera programvara, version och vilka moduler som omfattas.
• Ange om licensen räknas per användare, enhet, installation eller annan enhet.
• Beskriv användning i testmiljö, koncernbolag och hos externa konsulter.
• Skilj licensavgift från support, uppdateringar och konsultarbete.
• Bestäm avtalstid, uppföljning av användning och vad som händer när licensen upphör.

Avgränsningar och vanliga misstag

Leverans av ett exemplar innebär inte att upphovsrätten överlåts. Undvik därför formuleringar som att kunden äger programvaran när det som avses är en avgränsad nyttjanderätt. Lista också komponenter från andra leverantörer vars villkor kan påverka användningen.

Inför digital signering

Gör licensmåttet och prisbilagans version synliga i den signerade handlingen. Hänvisningar till föränderliga webbvillkor bör kompletteras med vilket innehåll parterna faktiskt har tagit ställning till. Kontrollera om distributören eller rättighetshavaren är avtalspart.

Så hjälper Resly

IT och inköp kan granska licensmått och pris i samma försändelse innan behöriga företrädare skriver under. På så sätt får båda funktionerna ta ställning till samma licensversion. Skapa en avtalspost för licensen och länka försändelsen. Ange ansvarig och slutdatum manuellt; välj påminnelser med marginal för er egen licensöversyn.